Bekanntlich gilt, dass sämtliche Unterlagen, die für die Steuer relevant sind, aufbewahrt werden müssen. Für Aufzeichnungen, die mit Hilfe von elektronischen Systemen geführt werden, gelten besondere Vorschriften. Registrierkassen oder Taxameter beispielsweise müssen vom Gesetzgeber her jetzt schon vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar geführt werden. Jedoch sind technische Manipulationen der Daten mithilfe spezieller Software sehr schwer durch eine Außenprüfung feststellbar. Genau an diesem Punkt plant der Gesetzgeber effektive Maßnahmen, die die Unveränderbarkeit der digitalen Kassenaufzeichnung verhindern und somit dem Steuerbetrug vorbeugen sollen.
Sicherheitsvorkehrung zur Vorbeugung von Betrug
Geplant sind folgende Maßnahmen: Verpflichtende, technische Sicherheitseinrichtungen für elektronische Aufzeichnungssysteme, durch ein Zertifizierungsverfahren im Sicherheitsmodul, Speichermedium und in der digitalen Schnittstelle. Dafür müssen ca. 80 % der bestehenden Geräte umgerüstet werden, nur bei 20 % ist ein Austausch notwendig. Flankiert werden die technischen Maßnahmen durch eine neue „Kassen-Nachschau“. Dies beinhaltet, dass das Finanzamt zu jeder Zeit und unangekündigt die Kassen vor Ort prüfen kann. Bei Verstoß kann eine Geldstrafe von bis zu 25.000,00 Euro fällig werden.
Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse nutzen, sind diese Vorschriften ab dem Jahr 2017 Pflicht. Jedoch sollen schon früher Übergangsregelungen in Kraft treten, die die Sicherstellung der vollständigen Speicherung und Aufbewahrung der wichtigen Daten garantieren sollen. So gilt bei Registrierkassen beispielsweise, dass alle Journal-, Auswertungs-, Programmier-, und Stammdaten entweder im Gerät selbst, oder auf einem externen Speichermedium gesichert werden müssen, das über die notwendigen Auswertungsmöglichkeiten verfügt.
Das BMF-Schreiben verlangt die Umrüstung bzw. Ersatzinvestition in geeignete Kassen nur dann, wenn bereits eine elektronische Kasse genutzt wird. Unternehmer, die keine elektronische, sondern eine sogenannte offene Ladenkasse (z. B. auf Märkten) nutzen, sind demnach nicht gezwungen, eine elektronische Registrierkasse anzuschaffen. Für diese Unternehmer bleiben die bisherigen Aufzeichnungspflichten bestehen.
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Thumbnail Image: Sub Cash Register von Frank BLAIS via CC-BY-SA 2.0.